烟草行业服务案例
² 项目背景
烟草自2009年推行ISO9001质量管理体系以来,在设计、修订制度,推进制度和管理创新方面采取了一系列措施,迈出了坚实的步伐。
为了不断提高企业风险控制和管理水平, L烟草于2012年5月份华夏经纬财务咨询(厦门)有限公司携手合作,着手进行内部控制体系的建设,该内控体系建设项目的目标为:
提高企业管理水平:借助内部控制体系建设的实施,提升企业管理水平,有效管理风险,为打造“一流莆烟”夯实管理基础。
提升企业创造价值的能力:通过加强各业务流程的内部控制,提高流程管理效率,优化资源配置,提高企业经营效率与效果。
² 项目内容
华夏经纬项目组从理解L烟草经营管理模式出发,通过对L烟草内部控制结构和管理现状诊断,以及引入最佳行业实践经验,识别L烟草存在的主要问题和差距,明晰内部控制体系建设的改进方向。
项目总体安排为三个阶段:诊断分析、优化设计、试运行测试改进。
诊断阶段华夏经纬项目组通过制度梳理、穿行测试、访谈等方法,对L烟草的内部控制现状从内部环境、控制活动、风险评估、信息与沟通、内部监督五方面进行了全面的分析研究,并组织全员进行以业务活动为主线进行全面风险评估,识别业务层面和公司层面的风险。经过两个月的深入调研分析后,华夏经纬项目组根据评估结果和经核实的证据,确认内部控制缺陷,做出诊断结论,撰写并提交《L市烟草专卖局(公司)内部控制管理体系诊断报告》。
设计阶段华夏经纬项目组对识别的风险进行分析,制定风险应对策略、控制措施、控制方式、控制频率等,明确风险归口部门(岗位)。通过L烟草全员和华夏经纬项目组的努力,内部控制体系建设取得了良好的成果:共修订、增补制度38项,梳理、优化流程240个;识别出风险点共407项,其中高风险点62项,中风险点245项,低风险点100项;编制权限指引34类共193项;制定控制措施974项。
试运行测试改进阶段,为了确保各项内控成果有效落地,L烟草内控工作小组积极组织试运行测试改进工作:一落实了内部控制执行责任制,各单位(部门)的负责人对内部控制有效执行负总责,带头执行内部控制。二逐级进行责任分解,将内部控制执行与管理权限配置、岗位责任落实有机结合,建立了内部控制体系的培训机制,做好岗前培训和持续教育,确保每个岗位员工熟知本岗位权限和职责,并具备相应的专业胜任能力,形成了员工积极参与、自觉执行、主动监督的内部控制意识与氛围。三建立了重大风险信息沟通与报告路径、责任与处理机制,确保内部控制重大风险信息顺畅沟通和及时应对。四加强内部控制日常监督检查,加强对各单位(部门)内部控制执行有效性的日常监督检查,认真查找制度缺失或流程缺陷,分析原因,及时进行改进和完善。
² 项目成果
通过半年的试运行测试改进,华夏经纬项目组最终协助L烟草在原有质量体系的基础上,制定了较为全面、系统、完善的各项内控体系成果,质量管理体系与内部控制体系成果文件实现有效融合,形成了一个完整、严谨的新体系,为公司下一步的快速发展奠定了良好的基础。
华夏经纬项目组通过组织多次培训和广泛的宣传,使得各级干部和全体员工的对内部控制体系了解逐步加深,认识不断提高。并且通过流程研讨和风险评估活动的进行,使得部分业务骨干已经熟练掌握风险识别、风险分析、控制活动设计的方法,初步形成了一支具有内部控制知识及业务能力的队伍。